Сертификация системы менеджмента ISO следует замкнутой логике “Планирование-Внедрение-Аудит-Поддержание”. Весь процесс разделен на четыре ключевых этапа, где задачи и результаты четко соответствуют каждому этапу, как подробно показано в таблице ниже:

Этап 1: Подготовка и планирование — Заложение основы сертификации

Основная цель этого этапа — достичь общего понимания, определить четкие цели и обеспечить точное и эффективное выполнение всех последующих мероприятий, избегая при этом любых потерь ресурсов.

• Решение и постановка целей: Высшее руководство должно определить основную ценность сертификации (например, улучшение контроля качества, выполнение требований клиентов), установить измеримые цели и взять на себя обязательство выделить необходимые ресурсы (кадровые, финансовые и т. д.), что должно быть оформлено в документе Подтверждение целевых показателей сертификации.

• Формирование основной исполнительной группы: Создать межфункциональную группу (включающую ключевые отделы, такие как производство, НИОКР, продажи, администрация), назначить ответственного представителя руководства и четко определить его полномочия и ответственность за “координацию создания и поддержания системы”, обеспечивая межведомственное сотрудничество.

• Углубленное обучение стандарту: Организовать специализированное обучение стандартам ISO для исполнительной группы и ключевых сотрудников (рекомендуется в сотрудничестве с авторитетными институтами), уделяя особое внимание освоению ключевых положений, логической структуры стандарта и его интеграции с бизнес-процессами. Вести полные записи о посещаемости обучения, результатах оценки и т. д.

• Анализ разрывов в системе и разработка плана: Под руководством исполнительной группы провести всесторонний анализ существующих систем и процессов компании по сравнению с требованиями стандарта ISO, результатом которого станет Отчет об анализе разрывов в системе. На основе выявленных разрывов разработать План внедрения системы, указав задачи, ответственных лиц, сроки и критерии приемки для каждого этапа. Опубликовать и начать выполнение после одобрения высшим руководством.

Этап 2: Создание системы и пробный запуск — Достижение реализации стандарта

Этот этап является критическим для преобразования стандартов ISO в действующие системы компании. Обеспечить, чтобы документы были “практичными и применимыми”, избегая “разрыва между документацией и практикой”.”

• Иерархическая разработка документации: Построить систему документации на основе четырехуровневой структуры: “Политика — Процесс — Операционные инструкции / Указания — Доказательства”, обеспечивая согласованность между уровнями:

  • Документы уровня 1 (Руководство): Определяют область применения системы, политику, цели, организационную структуру и обязанности отделов, создавая основу для функционирования системы.

• Документы уровня 2 (Процедуры): Стандартизируют сквозные бизнес-процессы (например, Контроль закупок, Контроль несоответствующей продукции), определяя этапы процесса, ответственные отделы и требования к взаимодействию. 

  • См. Вложение Форма 1: ‘Процедура контроля несоответствующей закупленной продукции’

• Документы уровня 3 (Рабочие инструкции): Разрабатывают рабочие инструкции для конкретных должностей (например, Процедуры эксплуатации оборудования, Стандарты проверки) для обеспечения стандартизированных операций. 

  • См. Вложение Форма 2: ‘Процедура безопасной эксплуатации пресса мощностью 100 тонн’

• Документы уровня 4 (Формы и записи): Создают вспомогательные формы (например, производственные отчеты, записи инспекций) для предоставления прослеживаемых доказательств работы системы.

  •  См. Вложение Форма 3: ‘Акт проверки товаров насыпью’

Рассмотрение и выпуск документов: Организовать рассмотрение документов с руководителями отделов, уделяя внимание соответствию (требованиям стандарта), применимости (реалиям компании) и совместимости (избегая межведомственных конфликтов процессов). После согласования и утверждения выпустить документы по распоряжению высшего руководства, указав даты вступления в силу и требования к управлению (например, процесс пересмотра, устаревания).

Пробный запуск и верификация системы: Начать полномасштабный пробный запуск с даты вступления документов в силу (продолжительностью не менее 3 месяцев) и собрать все операционные записи. В этот период провести не менее 1 внутреннего аудита (проверка соответствия системы) и 1 анализа со стороны руководства (оценка эффективности системы). Своевременно оптимизировать документы и процессы на основе результатов.

Этап 3: Сертификационный аудит — Прохождение независимой оценки

Этот этап включает независимые аудиты, проводимые органом по сертификации третьей стороны, и представляет собой критическую часть процесса сертификации, требующую тщательной подготовки и активного сотрудничества со стороны компании.

• Выбор аккредитованного органа по сертификации: Выберите орган, аккредитованный Национальной службой аккредитации Китая (CNAS), убедитесь, что область его аккредитации охватывает отрасль компании, оцените репутацию органа в отрасли и качество его услуг для обеспечения широкого признания и доверия к сертификату.

• Предоставление полного пакета заявочных документов: Подайте заявку и подтверждающие документы в орган по сертификации, включая свидетельство о регистрации, документацию системы (руководство и процедуры), записи пробного запуска, отчет о внутреннем аудите, отчет о пересмотре системой менеджмента и т.д. Убедитесь в подлинности и полноте материалов.

• Аудит 1-й стадии (анализ документации): Аудиторская группа подтверждает соответствие документации системы требованиям стандарта ISO посредством анализа документов и предварительного выездного визита, оценивает состояние пробного запуска и определяет фокус, область и график аудита 2-й стадии. Компания должна сотрудничать, предоставляя дополнительную информацию для обеспечения полного понимания аудиторской группой деятельности и контекста компании.

• Аудит 2-й стадии (выездной/инспекционный аудит): Аудиторская группа проводит выездной аудит, проверяя посредством интервью, наблюдения и выборочной проверки записей, функционирует ли система в соответствии со стандартом и документированными процедурами. Область аудита охватывает все отделы и виды деятельности, связанные с системой. Компании следует назначить сопровождающего(их) для сопровождения аудиторов, оперативно предоставлять доступ к запрашиваемой информации и отвечать на все запросы.

• Корректирующие действия и верификация: Для несоответствий, выявленных в ходе аудита (классифицированных как значительные или незначительные), компания должна выполнить замкнутый процесс “анализ первопричины – корректирующее действие – проверка эффективности” в установленные сроки: значительные несоответствия требуют немедленного устранения; незначительные – требуют плана корректирующих действий, выполняемого по графику. Предоставьте отчет о корректирующих действиях с доказательствами. Процесс сертификации может быть продолжен только после того, как аудиторская группа проверит эффективность корректирующих действий.

• Решение о сертификации и выдача: Технический комитет органа по сертификации всесторонне оценивает полные результаты аудитов и эффективность всех принятых корректирующих действий. Компании, соответствующие требованиям, получают сертификат соответствия (действительный 3 года). При наличии неустраненных вопросов требуются дополнительные корректировки и повторная оценка, как указано.

Этап 4: Поддержание после сертификации – Сохранение действительности сертификата

После сертификации организация должна постоянно поддерживать систему для обеспечения ее постоянной эффективности и действительности сертификации.

• Сотрудничество при ежегодных инспекционных аудитах: В течение срока действия сертификата орган по сертификации проводит ежегодные инспекционные аудиты (охватывающие основные элементы системы и корректирующие действия прошлого года). Компания должна поддерживать систему в ежедневной работе, иметь записи в готовом доступе и обеспечивать бесперебойный процесс аудита.

• Своевременное прохождение пересертификации: Подайте заявку на пересертификацию за 3-6 месяцев до истечения срока действия сертификата. Область аудита пересертификации соответствует первоначальной сертификации. Всесторонне пересмотрите функционирование системы и дополните материалы по изменениям за 3 года (например, оптимизация процессов, обновление продукции). Новый сертификат выдается после успешного прохождения аудита.

• Управление изменениями в системе: При возникновении значительных изменений (например, реструктуризация организации, переезд, изменение основной продукции) своевременно обновляйте документацию системы и официально уведомляйте орган по сертификации без задержек (как правило, в течение 30 дней, согласно требованиям).

Сущность сертификации системы менеджмента ISO заключается в стимулировании постоянного улучшения организационного управления, а не просто в получении сертификата. Компании должны воплощать три ключевых элемента:

• 1) Обязательства высшего руководства, обеспечивающие выделение ресурсов и задающие направление;
• 2) Участие всего персонала компании, интеграция требований системы в повседневные задачи;
• 3) Практичность, избегание “сертификации ради сертификации” и позволение системе действительно служить улучшению бизнеса.

Благодаря практическому внедрению компании могут не только достичь сертификации эффективно, но и построить надежную, стандартизированную систему управления, закладывая прочный фундамент для устойчивого роста и повышения конкурентоспособности.